Comment reconnait-on que l’on a bien fait son travail de recouvrement ?
- on a respecté la procédure ici à la lettre : nécessité de recevoir une alerte lorsque l’on doit reprendre la main / de check chaque semaine le fichier de suivi
- on a obtenu une date de paiement théorique à l’écrit par le décideur (responsable légal signataire) chez le client
- la somme est effectivement encaissée à la date théorique
- a défaut, obtenir quoi qu’il en soit une issue oui je paye à telle date / je refuse de payer : jamais d’entre deux.
| Key Steps | Checkpoints | Explanations |
|---|---|---|
| Appeler le client pour comprendre la situation et fixer une date de paiement | Appel tracké au décideur et accord conclu | Si le problème n’est pas bien amené, un incident recouvrement mettra en péril l’intégralité de la relation client car le recouvrement est souvent un sujet de tension des deux cotés |
| Si accord, prévenir le client qu’un email récap va suivre avec cc Office Manager et TL pour éviter de lancer une propcédure légale de recouvrement | Rédaction email copie OM et TL, demandant accusé de réception au client | Officialise un peu plus la démarche et force à ne pas oublier / empêcher le client d’affirmer que rien ne s’est passé |
| Si pas d’accord (client pas joint ou pas d’accord), rédiger un mail statutaire =⇒ cf image pj : poser un cadre au client, avec une action claire et une deadline | Poser un cadre évite les débats et donne un poids légal exécutif. Les paroles s’envolent, les écrits restent : on évite tout sujet d’interprétation et on garde une trace si pb légal Ajouter David ajoute du poids. Ajouter OM, TL ajoute aussi le poids du nombre | |
| Obtenir une réponse écrite du client (décideur), à laquelle on répond en ajoutant OM, TL et David cc | Mail par le décideur | Les paroles s’envolent, les écrits restent : on évite tout sujet d’interprétation et on garde une trace si pb légal |
| A la date de reglement convenue, on vérifie que la somme a bien été encaissée conformément à l’engagement par le client | Mail de demande de confirmation à Office Manager, cc David pour info | Client peut ne pas respecter son engagement, par négligence ou mauvaise foi |
| Si pas de résultat positif, on a bien fait la passation pour procédure légale | Mail de suivi à OM, avec cc TL et David pour info | On ne doit jamais s’arrêter de suivre et faire le travail avec rigueur jusqu’au bout |
